Ochrona danych osobowych
Ogólne zasady i reguły ochrony danych osobowych
zgodnie z dyrektywą EU-GDPR (Dyrektywa 95/46/WE · rozporządzenie UE)
Celem EU-GDPR jest
- ujednolicenie przepisów o ochronie danych osobowych we wszystkich państwach członkowskich UE
- podniesienie standardów bezpieczeństwa
- uporządkowanie procedur i sposobów postępowania z danymi osobowymi.
Dane osobowe
- to wszystkie informacje osobowe umożliwiające ustalenie tożsamości, które odnoszą się do konkretnej osoby fizycznej i w połączeniu z danym elementem danych osobowych umożliwiają konkretną identyfikację danej osoby (nie dotyczy to osób prawnych, np. spółek).
Laurens Czech Republic spol. s r.o. (dalej jako „LAURENS”, „my” lub „nas”)
- poważnie traktuje ochronę danych osobowych. Niniejsze zasady dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych wyjaśniają, jakie dane osobowe zbieramy i jak z nimi postępujemy. Ponadto informujemy o przysługujących prawach. W razie pytań prosimy o kontakt pod adresem privacy@laurensint.com.
kontakt do administratora danych osobowych
Laurens Czech Republic spol., s r.o.
Jiráskova 222/18
602 00 Brno
Tel.: +420 539 030 835
Fax: 420 519 430 111
E-Mail: cz@laurensint.com
Dyrektor zarządzający: Ing. Milan Ondrasek
Niniejsze ogólne zasady i reguły ochrony danych osobowych (dalej jako „zasady” lub „reguły”) obowiązują LAURENS, ponieważ jako administrator zarządza danymi osobowymi osób fizycznych i je przetwarza. Mając na uwadze obowiązek przejrzystego informowania o ochronie przetwarzanych przez nas danych osobowych, w niniejszym przejrzystym i uporządkowanym dokumencie przedstawiamy następujące informacje:
jakie rodzaje danych osobowych zbieramy i przetwarzamy?
LAURENS zbiera i przetwarza podstawowe dane osobowe w związku z przedstawianiem oferty towarów i usług, które osoba fizyczna dobrowolnie nam przekazuje w trakcie kontaktu z nami.
Przetwarzamy dane osobowe dotyczące imion, nazwisk (wraz z tytułami i formami zwracania się), adresów (rozliczeniowego i dostawy), numerów telefonów (stacjonarnych i/lub komórkowych), adresów e-mail, ewentualnie numerów faksu, ewentualnie numeru rachunku bankowego, ewentualnie daty urodzenia wyłącznie w przypadku, gdy takie dane zostaną nam przekazane.
- Dane identyfikacyjne takie jak imię, nazwisko wraz z tytułem i formą zwracania się, także adresy (rozliczeniowy, dostawy), ewentualnie data urodzenia oraz
- Dane kontaktowe jako numery telefonów (stacjonarnych i/lub komórkowych), adresy e-mail, ewentualnie numery faksu, ewentualnie numery rachunków bankowych.
- Ponadto możemy przetwarzać inne dane uzupełniające, które są niezbędne do wypełnienia obowiązku wynikającego ze zobowiązania umownego. (Np. dokumentacja projektowa, dokumentacja fotograficzna i wideo obiektu od wewnątrz/na zewnątrz, plany domów, obliczenia).
- LAURENS przetwarza dane użytkownika (np., informacje o odwiedzanych stronach i treściach, zainteresowaniach, sposobach dostępu, informacje o urządzeniach oraz adresy IP).
.
W niektórych przypadkach pozyskujemy i weryfikujemy dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł i rejestrów, tak abyśmy mogli uzupełnić lub zweryfikować poprawność i kompletność przekazanych danych osobowych (np. publiczne książki telefoniczne, strony internetowe, agencje ratingowe). Dotyczy to również udostępniania i weryfikacji kontaktów pomiędzy spółkami w ramach grupy LAURENS.
W jakim celu zbieramy i przetwarzamy dane osobowe?
LAURENS zbiera i przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie odpowiednim dla konkretnego celu. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celu osiągnięcia tego konkretnego celu i przetwarzamy dane osobowe
- w celu identyfikacji jako naszego potencjalnego klienta, klienta, dostawcy lub pracownika;
- w celu komunikacji (e-mail, telefon, korespondencja pocztowa) – zarządzanie relacjami z klientami, dostawcami
- w celu świadczenia usług doradczych oraz spełnienia wymagań handlowo-technicznych.
- w celu wykonania zobowiązań umownych
- w celu fakturowania i prowadzenia księgowości ewentualnie w ramach upomnień
- w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych wynikających z innych przepisów
- w celu marketingu bezpośredniego (informacje o oferowanych produktach, usługach, ofertach promocyjnych, wydarzeniach oraz ewentualnie organizowanych konkursach);
- w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń
- w celu ulepszania i rozwoju nowych produktów i usług
- w celu badania rynku oraz
- w innym, bliżej niesprecyzowanym celu, o którym poinformujemy z wyprzedzeniem.
Zarządzanie i przetwarzanie danych osobowych odbywa się u nas i w celu określonym powyżej (tj. przede wszystkim wypełnienia naszych obowiązków wynikających ze stosunku handlowego związanego z realizacją zobowiązań z zamówień, umowy sprzedaży, reklamacji, dostawy towaru lub usługi).
Jak długo przetwarzamy (przechowujemy) dane osobowe?
LAURENS przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia konkretnego celu, dla którego są przetwarzane, lub przez okres określony przepisami prawa.
- Umowy wiążące (zamówienia, faktury, listy przewozowe, umowy sprzedaży, umowy o pracę, karty gwarancyjne, umowy z dostawcami itp.) - takie dane osobowe są przez administratora przetwarzane (przechowywane) do momentu upływu okresu określonego przepisami prawa i dopiero wtedy mogą zostać usunięte. Okres przechowywania dokumentów wynikający z przepisów podatkowych wynosi najczęściej 6, 8 lub 10 lat po upływie roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek umowny. Nie dotyczy to przypadku, gdy na podstawie innego przepisu podatkowego lub rozporządzenia określono termin nakładający na nas dłuższe okresy przechowywania danych, lub gdy udzielono nam zgody na przetwarzanie danych osobowych ponad ten okres.
- Niewiążące zapytania (oferty, zapytania o katalog, pytania przez formularze kontaktowe, e-mail, telefon, porady techniczne i konsultacje udzielone za pośrednictwem studia lub partnera LAURENS) – te przetwarzane dane osobowe przechowujemy przez okres 3 lat po upływie roku kalendarzowego, w którym zakończono aktywną komunikację. Następnie wszystkie dane osobowe są usuwane.
Kim są odbiorcy danych osobowych i komu przekazujemy dane osobowe?
- LAURENS zasadniczo nie udostępnia/nie sprzedaje ani nie przekazuje danych osobowych osobom trzecim. Wyjątkiem jest wyłącznie sytuacja, gdy przekazanie danych osobowych jest niezbędne do konkretnego celu lub do dotrzymania zobowiązania umownego bądź ustawowego. Dotyczy to przede wszystkim przekazywania danych osobowych naszym dostawcom towarów i usług, partnerom (tzw. podmiotom przetwarzającym) lub innym osobom trzecim, które te dane potrzebują do wykonania zobowiązania umownego. ( np. przewoźnicy lub banki). Przekazywanie danych osobowych odbywa się zawsze wyłącznie w konkretnym celu.
- Z reguły udostępniamy dane osobowe naszym spółkom w ramach grupy LAURENS oraz dostawcom (jako np. przewoźnicy), aby wywiązać się z naszych zobowiązań handlowych.
- Spółki grupy LAURENS:
Laurens Germany GmbH
Laurens Czech Republic spol., s r.o.
Laurens Benelux bvba - Dostawcy usług i dostawcy: w tym spółki z grupy LAURENS i ich partnerzy handlowi, którzy świadczą dla nas usługi, jak np. dostawcy usług IT i hostingu, agencje marketingowe, dostawcy usług komunikacyjnych i poligraficznych, agencje windykacyjne i firmy zajmujące się zarządzaniem i dochodzeniem wierzytelności, agencje ratingowe i ubezpieczeniowe oraz pozostali dostawcy mogą w ramach prawnie uzasadnionego interesu przetwarzać, udostępniać i przekazywać przetwarzane przez nas dane osobowe.
- Instytucje państwowe i organy nadzoru administracji państwowej: W przypadku żądań udostępnienia danych osobowych ze strony instytucji państwowych lub organów administracji państwowej udostępnimy dane osobowe m.in. na podstawie przepisów prawnych, kodeksów i zasad przejrzystości lub jeśli te instytucje zażądają tych danych na podstawie wniosku lub wezwania.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Jako osoba, której dane dotyczą, można skorzystać z przysługujących praw, o których poniżej informujemy.
- Prawo do cofnięcia zgody: udzielone zgody można w każdej chwili cofnąć. Po cofnięciu udzielonej zgody przetwarzanie danych osobowych nie będzie się w przyszłości odbywać.
- Prawo dostępu do danych: istnieje prawo żądania wyciągu informacji, które przetwarzamy. Chodzi przede wszystkim o informacje, w jakim celu przetwarzamy dane osobowe, jakie kategorie danych osobowych przechowujemy, przez jaki okres te informacje przechowujemy oraz ewentualnie o pochodzenie danych.
- Prawo do sprostowania: istnieje prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia nieprawidłowych danych osobowych, które przetwarzamy.
- Prawo do usunięcia danych: istnieje prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli nasze przetwarzanie jest nieuprawnione, tzn. jeśli przekazane dane osobowe nie są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego, interesu publicznego, bezpieczeństwa lub w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony naszych praw.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych: można żądać ograniczenia przetwarzania danych, jeśli nasze przetwarzanie jest nieuprawnione, tzn. jeśli przekazane dane osobowe nie są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego, interesu publicznego, bezpieczeństwa lub w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony naszych praw. Prawo do ograniczenia obowiązuje również w przypadku skorzystania z prawa do cofnięcia zgody.
- Prawo do przenoszenia danych: można żądać, abyśmy przekazali przetwarzane dane osobowe w ustrukturyzowanym pliku, nadającym się powszechnie do odczytu maszynowego. (Np. csv, xls) jeśli będzie to technicznie możliwe, można żądać bezpośredniego przesłania danych do nowego podmiotu przetwarzającego.
- Prawo do skargi: Można skorzystać z prawa do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, np. jeśli dane osobowe są przez nas przetwarzane w sposób nieuprawniony lub niebezpieczny. Właściwy organ nadzorczy: Urząd Ochrony Danych Osobowych, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
linia stacjonarna: +420 234 665 800 (GDPR), faks: +420 234 665 444
E-Mail: posta@uoou.cz Strona: www.uoou.cz -
Prawo do wniesienia sprzeciwu: Jeśli dane osobowe nie są przez nas przetwarzane w ramach prawnie uzasadnionego interesu, istnieje możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. W takim przypadku wystarczy przekazać nam sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w formie pisemnej. Można przesłać e-mail, faks, list na nasz adres kontaktowy: Laurens Czech Republic spol., s r. o.
Jiráskova 222/18, 602 00 Brno
Tel.: 539 030 835, Fax: 519 430 111
E-Mail: privacy@laurensint.com
platformy i rozwiązania
System zarządzania relacjami z klientami (CRM-Trello)
- LAURENS wykorzystuje w ramach prawnie uzasadnionego interesu własny system CRM na platformie https://trello.com dostawcy, firmy Atlassian PTY Ltd, 1098 Harrison Street, San Francisco, CA 94103 USA (dalej „Trello”), abyśmy mogli lepiej, efektywniej i szybciej przetwarzać zapytania zainteresowanych, odwiedzających i klientów.
- Trello to usługa posiadająca certyfikat bezpieczeństwa Privacy-Shield i gwarantująca przestrzeganie europejskiego prawa ochrony danych osobowych również w przypadkach, gdy dane te są przetwarzane w USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000004FK0AAM
- Oświadczenie o ochronie danych osobowych: https://trello.com/privacy
Wysyłka newslettera (MailChimp)
- LAURENS wykorzystuje do wysyłki newsletterów w ramach prawnie uzasadnionego interesu usługę dostawcy masowej wysyłki https://mailchimp.com, firmy Rocket Science Group LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA (dalej jako „MailChimp”), w celu odpowiedniego rozsyłania reklamy bezpośredniej i/lub wysyłania masowych komunikatów informacyjnych i wiadomości, które od czasu do czasu wysyłamy klientom, zainteresowanym, odwiedzającym naszą stronę internetową.
- MailChimp jako usługa firmy Rocket Science Group LLC posiada certyfikat bezpieczeństwa Privacy-Shield, który gwarantuje przestrzeganie europejskiego prawa ochrony danych osobowych również w przypadkach, gdy dane te są przetwarzane w USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TO6hAAG
- Oświadczenie o ochronie danych osobowych: https://mailchimp.com/legal/privacy
Wysyłka e-maili (G-Mail z Google G-Suite)
- LAURENS wykorzystuje do wysyłki e-maili w ramach prawnie uzasadnionego interesu usługę Google G-Mail z pakietu dla firm Google G-Suite https://gsuite.google.com/intl/cs/ dostawcy, firmy Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (dalej „G-Mail”), w celu zapewnienia komunikacji z zainteresowanymi, odwiedzającymi, użytkownikami i klientami.
- G-Mail jako usługa Google LLC posiada certyfikat bezpieczeństwa Privacy-Shield, który gwarantuje przestrzeganie europejskiego prawa ochrony danych osobowych również w przypadkach, gdy dane te są przetwarzane w USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI
- Oświadczenie o ochronie danych osobowych: https://policies.google.com/privacy?hl=cs
Przechowywanie dokumentów (chmura Google G-Suite)
- LAURENS wykorzystuje do przechowywania i tworzenia dokumentów w ramach prawnie uzasadnionego interesu usługi Google Drive i Google Docs z pakietu dla firm Google G-Suite https://gsuite.google.com/intl/cs/ dostawcy, firmy Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (dalej „G-Mail”), do przechowywania danych o zainteresowanych, odwiedzających, użytkownikach i klientach.
- G-Mail jako usługa Google LLC posiada certyfikat bezpieczeństwa Privacy-Shield, który gwarantuje przestrzeganie europejskiego prawa ochrony danych osobowych również w przypadkach, gdy dane te są przetwarzane w USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI
- Oświadczenie o ochronie danych osobowych: https://policies.google.com/privacy?hl=cs
Przechowywanie dokumentów (chmura Dropbox)
- LAURENS wykorzystuje do przechowywania dokumentów w ramach prawnie uzasadnionego interesu usługę Dropbox https://www.dropbox.com dostawcy, firmy Dropbox Inc., 333 Brannan Street, San Francisco, CA 94107, USA (dalej „Dropbox”), do przechowywania danych o zainteresowanych, odwiedzających, użytkownikach i klientach.
- G-Mail jako usługa Google LLC posiada certyfikat bezpieczeństwa Privacy-Shield, który gwarantuje przestrzeganie europejskiego prawa ochrony danych osobowych również w przypadkach, gdy dane te są przetwarzane w USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0
- Oświadczenie o ochronie danych osobowych: https://www.dropbox.com/privacy#privacy
Hosting (strony internetowej)
- LAURENS korzysta z usług hostingowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu w celu zapewnienia działania strony internetowej, mocy obliczeniowej i przestrzeni dyskowej do przedstawiania oferty zainteresowanym, odwiedzającym stronę i klientom. Przy wyborze dostawcy hostingu dbamy o to, aby firmy posiadały przestrzeń dyskową w obrębie UE oraz zabezpieczenia przechowywanych treści spełniające europejskie wymogi bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych.
Status niniejszego oświadczenia
- Niniejsze oświadczenie zostało zaktualizowane w maju 2018 r. w celu wyjaśnienia i przekazania informacji o przetwarzaniu danych osobowych naszym odwiedzającym, zainteresowanym i klientom – sposobach, prawach. Oświadczenie nie stanowi żadnego wiążącego umownie dokumentu. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym oświadczeniu w dowolnym momencie. W przypadku zmian będziemy odpowiednio informować o tych zmianach (np. poprzez publikację zaktualizowanej treści na stronie internetowej, na naszych kontach w mediach społecznościowych lub za pośrednictwem e-maila lub newslettera w przypadku większych i zasadniczych zmian).
Data ostatniej zmiany: 24.5.2018
- rozszerzenie i publikacja informacji o wykorzystywanych platformach - Trello, Mailchimp, G-Suite, Dropbox i Hosting